En tant que chef de projet ou tout autre intervenant dans un environnement Projet, vous êtes confrontés à la question de la communication.

Vous y êtes confrontés en tant que producteurs, consommateur de la communication ou en endossant les deux rôles.

 Quel que soit votre niveau de maitrise en la matière, je vous propose de faire le tour du sujet au travers de 5 questions essentielles.

En répondant aux 5 questions nous allons nous assurer, ensemble, de connaitre les fondamentaux d’une bonne communication projet qui soit efficiente et adaptée à vos besoins.

Et comme à l’accoutumée, sur cadreexellent.com, on ne se quitte pas sans faire des propositions à la fin de l’article, pour passer à l’action tout de suite.

Pourquoi communiquer ?

 Tout en restant pragmatique, voici rapidement quelques bonnes raisons pour mettre en place une communication projet :

• Anticiper et accompagner le changement (induit par le projet) et réduire ainsi les risques de rejet par les bénéficiaires (utilisateurs, collaborateurs, client…) du projet en favorisant l’acceptation et l’appropriation du produit par les utilisateurs
• Éclairer le process décisionnel
• Rendre la collaboration plus efficiente et contribuer ainsi à atteindre les objectifs du projet.
• Construire et faire émerger un soutien auprès des parties prenantes (équipe projet, partenaires, demandeurs…). Grace à la communication les enjeux et les objectifs du projet sont clairs, les rôles et les missions sont bien comprises ainsi tous les acteurs se sentent impliqués et deviennent, idéalement, des ambassadeurs du projet
• Entretenir la viabilité du projet en lui donnant plus de visibilité notamment aux yeux des décideurs (ça pourrait être fort utile en cas de besoins de rallonges financières)
• Permettre, également, de minimiser les dommages en cas de problèmes rencontrés en cours de projet.

Vers qui communiquer ?

 Les cibles ou destinataires de la communication doivent être identifiées en fonction de :

• La nature du projet et de son organisation
• Les enjeux et objectifs du projet
• Les risques
• La stratégie de déploiement du nouveau produit ou service

Le défi pour le chef de projet est donc de bien identifier les cibles de sa communication projet.

Nous pouvons classer les cibles dans ces catégories :

• L’équipe Projet
• Les demandeurs ou commanditaires du Projet
• Les usagers ou utilisateurs du nouveau service ou produit
• Les collaborateurs ou Personnel de l’entreprise (ou encore les différents Services et Direction de l’Entreprise)
• Le top management de l’entreprise ou les décideurs
• Les partenaires externes
• Autres : syndicats, CE (Comité d’Entreprise, CHSCT (Comité hygiène Sécurité et Conditions de Travail), RSI (Responsable de la Sécurité Informatique), RPDP (Responsable Protection des Données Personnelles)…

Il est évident qu’avec des cibles aussi différentes, il faudra bien adapter la communication en fonction des interlocuteurs ce qui nécessite une gestion structuré et rigoureuse des communications.

Il faudra, en effet, le bon message, au bon moment, sur le bon support vers la bonne cible.

Autrement dit, c’est la cible qui détermine le message, le support et le calendrier de communication.

Quoi communiquer ?

 En général, nous communiquons sur :

• Le contexte, enjeux et objectifs du projet
• Le planning du projet
• Les impacts du projet : ce qui va changer en termes fonctionnels, métier, processus…
• Bénéfices apportés par le nouveau produit ou service
• Vie du projet : l’avancement, les problématiques rencontrées, les risques, les contraintes, les changements, les besoins d’arbitrages…

Quand communiquer ?

 Il ne suffit pas de faire un Kick off au début du projet et d’attendre la fin du projet pour envoyer un mail de fin du projet !

Le manque, comme l’excès,  de communication met le projet en difficultés.

C’est une question de «dosage» : il faut, idéalement, communiquer au bon moment, avec le bon message, sur le bon support vers les bonnes personnes.

On distingue 3 temps de communication :

• Avant le début du projet (avant le J0) : ce là fait partie de la préparation de lancement et des tractations (parfois discrètes) avant de lancer officiellement le projet.

Cette communication n’est généralement pas portée par le Chef du projet parce qu’il n’est logiquement pas encore affecté à son projet (le projet n’étant pas encore lancé).

• Communication pendant le projet

On distinguera au cours du projet les communications planifiées (faisant partie d’un plan de communication) des communications engagées de façon opportuniste suite à des évènements survenus.

• Communication après la fin du projet

Une fois le projet terminé, le nouveau produit ou service est mis en service et devient donc un processus ou un produit de vie courante de l’entreprise. Il faudra veiller à (re) communiquer pour accompagner son adoption et s’assurer que les transferts de connaissance ont bien eu lieu.

Comment communiquer ?

 Reprenons notre règle d’or :

Communiquer au bon moment, avec le bon message, sur le bon support vers les bonnes personnes.

Nous avons à présent répondu aux points suivants :

• Le bon moment : quand ?
• Le bon message : pourquoi ?
• Les bonnes personnes : vers qui ?

Il nous reste à trouver le bon support.

Autant, la communication est une des clés de réussite du projet, le choix du bon support de communications est une des clés de réussite de la communication.

On revenant au pourquoi de la communication, nous pouvons distinguer 3 types de communications :

• Des communications de type « opérationnelles » :
  • Ces communications font partie de la vie courante du projet et sont là pour assurer le bon déroulement, opérationnel, du projet
  • Elles visent, essentiellement, les personnes directement impliquées dans la réalisation du projet notamment l’équipe projet.
  • Les supports adaptés à ce type de communication sont multiples : Réunions de suivi (comité projet par exemple…), mails, discussions informelles autour d’un café…
• Des communications «Décisionnelles»
  • L’objectif premier de ce type de communications est d’aboutir à un arbitrage et d’en entériner la décision.
  • Elles concernent plutôt des couches de management ou de Top management.
  • Cette communication nécessite un niveau de synthèse élevé pour permettre aux instances de décision d’être éclairées rapidement et de pouvoir décider de façon pertinente.
  • Il s’agit en général de réunions formelles avec des Comptes Rendus pour entériner les arbitrages et décisions prises.
• Des communications « Promotionnelles » :
  • L’objectif de ces communications est de «vendre» le projet. Elles visent à faire adhérer les différents acteurs (Clients, Usagers, Partenaires, Equipe Projet…) et assurer une forte implication de leur part pour la réussite du projet.
  • Ce sont des communications, synthétiques, au format bien travaillé, au message bien pensé, pour faire comprendre et éventuellement faire des cibles de la communication des ambassadeurs du projet (du nouveau produit ou service).
  • Les formats adaptés à ce type de communications sont très divers : Réunions formelles, E mailing, Évènements thématiques…

Passons à l’action !

Vous voilà, maintenant, avertis ! La communication ne doit pas être un objectif en soi !

La communication doit contribuer au succès du projet et pour cela il faut s’en tenir à la règle d’or : le bon message, au bon moment, sur le bon support vers la bonne personne.

Avant de nous quitter, et pur vous permettre de passer à l’action, tout de suite, quelques bons conseils ci-dessous :

• Envoyez un mail quand c’est nécessaire. Pas parce que vous pensez que ça ferais plaisir à votre manager.
• Mettez le message principal en haut de votre mail

Ça peut être LA DECISION que vous avez prise dans un comité d’arbitrage par exemple.

Avant de donner des détails d’explications, mettez en haut de votre mail cette information essentielle pour capter l’attention.

• N’arrosez pas tous vos collègues. Posez-vous la question : le mail est-il utile/nécessaire pour le destinataire.

 Ne transformez pas vos coproj ou copil (comités projet ou comité de pilotage) en ateliers !

• Limitez la durée de vos réunions au minimum vital (un coproj est largement faisable en 30 min s’il est bien préparé).
• Pour 80% des situations, vous avez par ailleurs, d’autres instances de gouvernance IT dans l’entreprise (Comités de Gestion de Roamdmap, PMO…). N’hésitez pas à vous appuyer sur ces instances pour donner plus de portance à vos actions de communications.
• Dans votre communication, notamment vers la fin du projet, n’oubliez pas de bien communiquer vers les équipes d’exploitation pour vous assurer que le transfert de connaissances est bien réalisé et qu’ils ont toutes les billes pour adopter le nouveau produit ou service en production.

Les bonnes pratiques pour une meilleure communication projet sont nombreuses et nous ne pouvons pas être exhaustifs dans le présent article.

Avec les quelques pistes listées ci-dessus vous devriez pouvoir améliorer votre communications assez rapidement.