Avez-vous déjà vécu l’angoisse d’apprendre que vous êtes désigné « porteur » d’un nouveau projet et que vous devez présenter un cadrage (dossier d’opportunité) «pour hier» ?

 Avez-vous déjà vécu ce sentiment de frustration (pour ne pas dire autre chose :)) quand vous vous rendez compte quelques semaines après le cadrage et le lancement du projet que vous avez omis un impact lors du cadrage ?

 Connaissez-vous ce sentiment de «Page Blanche » quand on vous demande de cadrer un nouveau sujet et que vous ne savez simplement pas par quoi commencer immédiatement ?

 Si vous vous reconnaissez dans l’une des situations citées ou que vous souhaitez simplement améliorer votre gestion de projets alors cet article est fait pour vous.

 Je vous propose, au travers des 5  étapes ci-dessous, de mener votre cadrage en toute fluidité tout en renforçant ca pertinence et sa fiabilité.

 En bas de cet article

Vous trouverez en bas de cet article 2 Bonus offerts à télécharger :

• Le KIT L’ESSENTIEL (Leadership et Productivité)  et
• Une slide au format pdf qui vous donne un exemple de Fiche de Cadrage Projet
  • Vous pouvez la télécharger et la garder sous le coude en guise de mémo utile.

Première étape : Identifier les bons interlocuteurs «demandeurs»

 Vous avez appris la nouvelle : vous êtes l’heureux désigné pour cadrer et mener à bien le cadrage du nouveau projet.

 La première chose à faire est d’identifier vos interlocuteurs Métiers (les demandeurs).

 Ce sont eux qui vous accompagneront pour la suite du cadrage.

 Assurez-vous, notamment, des points suivants :

• Avoir un Sponsor du Projet : sur lequel vous pourrez vous appuyer en cas de blocages
• Avoir l’adhésion et l’engagement suffisants de vos interlocuteurs Métiers : la réussite de tout projet dépend, en grande partie, de l’implication des demandeurs

 Deuxième étape : Recueil du besoin

 C’est une étape cruciale. La fiabilité de ce que vous allez construire par la suite en dépend.

 Ça se matérialisera en général par des points (réunions ou ateliers) avec les demandeurs (des directions Métier : Marketing, Commerce, Juridique, Contrôle de Gestion…) que vous avez identifiés à l’étape précédente.

 L’objectif étant de vous faire une idée assez claire :

• Des enjeux du projet
• C’est le pourquoi du projet
• Des objectifs opérationnels auxquels la réalisation du projet doit répondre
• Des besoins des demandeurs
• Il s’agit des exigences fonctionnelles qui découlent des objectifs opérationnels
• Des contraintes plannings (TTD, TTM)
• TTM – Time to Market : Délai ou date de commercialisation ou de mise en service
• TTD – Time to Delivery : Délai ou date de livraison du projet

Le livrable de cette étape peut être un slideware ou tout autre format électronique avec l’ensemble des éléments cités ci-dessus.

A ce stade de l’exercice pas besoin d’aller dans le détail des besoins (ce que les informaticiens appellent l’EB pour Expression des Besoins).

Attention, votre rôle ici n’est pas seulement de tenir le crayon mais aussi d’aider le demandeur à se poser les bonnes questions pour être certain de ne pas louper des besoins et de revenir vous quelques semaines plus tard et chambouler au passage votre beau planning que vous auriez établi et diffusé.

Pour l’exemple :

Le client (le demandeur) vous dit qu’il aimerait mettre en place, sur son site existant, un parcours de souscription à la nouvelle offre. Ce sera donc à vous de le faire réagir sur la nécessité ou pas de garder des traces des tentatives de souscriptions non abouties par exemple.

Troisième étape : Analyse fonctionnelle

 Vous avez récupéré tous les entrants nécessaires de la part des demandeurs.

Vous devez à présent refaire une passe d’analyse de ces entrants :

• Enrichissez ou reformuler ce qui ne vous semble pas clair
• Le niveau de détail devra être suffisant si vous comptez externaliser la réalisation du projet
• Identifiez les MOE impactées ou à solliciter
• Adapter le format du support aux MOE identifiées (Internes vs Externes par exemple)
• Ex. vous devez vous rabattre sur un format Cahier des Charges si vous deviez sous-traiter la réalisation du projet à une société externe.

Une fois le nouveau support de cadrage (Présentation slideware ou Cahier des Charges à destination des MOE) terminé. Refaite le valider par les demandeurs.

 N’hésitez pas à organiser un atelier de relecture collective de ce support avec les différents demandeurs. Il est toujours moins coûteux de perdre (investir plutôt) 2 heures ou plus à ce stade du projet que de découvrir quelque semaines ou mois plus tard que vous vous êtes mal compris sur un point structurant (je sais de quoi je parle…).

Quatrième étape : Analyse technique

Le support de cadrage entre vos mains, vous allez pouvoir partager cela avec les différentes MOE pour faire une analyse des impacts et prés requis techniques pour la réalisation du projet.

 Une façon de procéder est  de :

• Envoyer le support de cadrage aux différentes MOE pour en prendre connaissance avant d’arriver en atelier
• Organiser un atelier (de préférence physique) en présence de toutes les MOE
• Lors de ce (ces) atelier (s), vous présentez les besoins en prenant soin de commencer par rappeler le contexte de lancement et les enjeux du projet
• Pendant cette analyse «technique », une de vos missions principales est de mettre en avant les besoins des demandeurs et de ne pas vous laisser aspirer par les solutions technique.
• Si solution technique il y a, elle doit d’abord répondre à un besoin et contribuer à répondre aux enjeux captés lors de vos échanges avec les demandeurs.
• Prenez soin de vous assurer que les différentes MOE ont tous les entrants pour faire une macro évaluation des charges/coûts de réalisation

 En sortie de cet exercice, formalisez la demande de macro chiffrage par un Compte Rendu où :

• Vous rappelez que tous les entrants ont été fournis pour permettre aux MOE de faire le macro chiffrage.
• Vous rappelez la date à laquelle les différentes MOE doivent rendre leurs propositions de solutions et de chiffrages

 Cinquième étape : Construction du dossier de cadrage (ou d’opportunité)

Vous avez reçu toutes les propositions de solutions techniques et de chiffrages des différentes MOE.

Vous avez à présent :

• Le contexte et les enjeux du projet
• Une définition assez claire des besoins à couvrir
• Des propositions de solutions techniques et de coûts des différentes MOE

Vous avez donc tout ce qu’il faut pour préparer une présentation pertinente qui reprend tous ces éléments et permettre ainsi au Sponsor de décider, en toute connaissance de cause, de la pertinence de lancer ou pas la réalisation du projet et dans quelles conditions.

 Le livrable de cette étape peut être une présentation au format Slideware.

 Il ne vous reste plus qu’à monter une réunion de restitution avec les demandeurs en présence de votre Sponsor.

 Bien entendu, même si la décision de lancer ou pas la réalisation reviendra au final à votre sponsor ou encore au comité exécutif de votre structure, il vous incombe d’arriver à ce point de restitution avec une proposition  de lancer ou pas le projet avec bien entendu l’argumentaire construit à partir de tout le travail fait jusque-là.

 Soyez sympa, même si on décide de ne pas lancer la réalisation du projet, ayez le réflexe de revenir vers les différentes MOE et équipes Métier pour les remercier pour leur accompagnement sur cet exercice de cadrage.