Avez-vous déjà vécu l’angoisse d’apprendre que vous êtes désigné Chef de Projet et que vous devez proposer un planning pour la semaine suivante ?

Vous est-il déjà arrivé de regarder votre planning quelques semaines après le lancement et de vous rendre compte qu’il ne ressemble plus à ce que vous aviez proposé initialement ?

Connaissez-vous ce sentiment de frustration quand vous apprenez qu’une partie prenante ne pourra pas tenir le planning alors que vous vous êtes déjà engagé et diffusé le planning projet?

Avez-vous déjà subi des retards sur le planning global à cause d’un retard sur un livrable ou un sujet qui était sur le chemin critique ?

Avez-vous déjà vécu ce sentiment d’angoisse et de dégoût quand vous vous rendez compte quelques semaines après le lancement que vous avez omis un impact ou une tâche et que cela aura un impact que votre planning.

Si votre réponse est affirmative pour une des questions ci-dessus, alors j’ai 2 bonnes nouvelles pour vous :

• La première : ces péripéties de planification sont le quotidien de 80 % des Chef de Projets
• La deuxième : j’ai la modeste intention de vous montrer au travers de cet article comment déjouer ces pièges et fiabiliser et optimiser au maximum votre planning projet.

Pour que mes propos soient bien illustrés et ne soient pas théoriques j’ai choisi ici l’exemple d’un projet IT mais la démarche et les conseils donnés sont tout à fait valables pour des projets dans d’autres domaines.

Il suffira de suivre les 6 étapes suivantes,

Mais avant d’attaquer les 6 étapes, une petite mise au point vocabulaire s’impose :

• Enjeux Projet : c’est la (les) raison (s) principale qui ont amené l’entreprise ou le client à lancer le projet (ex. Réussir l’arrivée sur un nouveau marché, Se mettre en conformité vis-à-vis d’une nouvelle loi…)
• Besoins : Besoins à couvrir pour répondre aux enjeux du projet (ex. mettre ne place une nouvelle offre, refondre un parcours de souscription pour se mettre en conformité vis-à-vis de la loi…)
• EB : Expression des Besoins (il s’agit en général d’un document qui décrit, dans le détail, les besoins à couvrir)
• Macro Exigence : C’est une façon d’exprimer les besoins à couvrir de façon agrégée et très synthétique (ex. Refonte de la première page d’un parcours de vente…)
• MOE : Maîtrise d’œuvre
  1. Ce sont les équipes ou partenaires qui réalisent les travaux. Si je prends l’exemple de l’informatique, la MOE est représentée par les architectes et les développeurs
• Charges : on entend par Charges dans le monde de la gestion de projets (notamment Informatique) l’effort nécessaire pour la réalisation d’une tâche et c’est exprimé en Jour Homme travaillé ou en monétaire (Euros) ou encore en délais (ex 3 semaines de laps de temps)
• SFD : Spécifications Fonctionnelles Détaillées
• Parties Prenantes : Toute personne, équipe ou partenaire impliqué dans le projet
• Slide : une planche de présentation à projeter sur écran comme ce que permet de faire, pour l’exemple, le logiciel Power Point de Microsoft ou encore son équivalent libre Open Office
• Slideware : ensemble de slides

Première étape : Compréhension des enjeux

Cette étape est primordiale. Il faut vous assurer d’avoir bien cerner les enjeux qui ont amené votre structure ou client à lancer ce projet. Ça vous sera très utile dans la priorisation et la planification des chantiers et des tâches.

C’est en comprenant les enjeux que vous allez par exemple prévoir plus de temps sur le chantier Communication parce que vous avez compris qu’un des enjeux du projet est de redorer l’image de la société.

Ne pas confondre les enjeux et les besoins à couvrir que nous verrons tout de suite à l’étape suivante.

Deuxième étape : Cadrer et définir les besoins

Après avoir compris les enjeux du projet, vous allez maintenant reprendre les échanges avec les demandeurs pour définir leurs besoins dans les grandes lignes.

A ce stade de l’exercice pas besoin d’aller dans le détail des besoins (ce que les informaticiens appellent l’EB pour Expression des Besoins).

Votre rôle ici n’est pas seulement de tenir le crayon mais aussi d’aider le demandeur à se poser les bonnes questions pour être certain de ne pas louper des besoins et de revenir vous vois quelques semaines plus tard et chambouler au passage votre beau planning que vous auriez établi et diffusé.

Pour l’exemple :

Le client vous dit qu’il aimerait mettre en place, sur son site existant, un parcours de souscription à la nouvelle offre. Ce sera donc à vous de le faire réagir sur la nécessité ou pas de garder des traces des tentatives de souscriptions non abouties par exemple.

Les besoins sont bien cadrés, vous devriez sortir de cet exercice avec une liste de macros exigences auxquelles le projet sera tenu de répondre.

Troisième étape : Exercice d’évaluation des charges

Votre liste d’exigences (macro besoins) en main, vous entamez la phase d’évaluation des charges et délais de réalisation avec les différentes MOE et partenaires.

Bien évidemment, toutes les règles de bon sens ne doivent pas nous échapper pendant cet exercice :

• Inutile ce presser le développeur pour qu’il baisse ses prévisions de charge sur une tâche dont le résultat est très attendu par le client (Cf Compréhension des besoins)

• Toujours garder à l’esprit les enjeux du Projet : inutile de batailler pour gagner quelques heures de développements sur un projet majeure de votre structure

• Comme vous l’avez fait avec les demandeurs, aidez votre MOE à  se poser toutes les questions pour ne pas oublier des tâches à évaluer
• Ne sous estimez pas les tâches de relecture des livrables documentaires (EB, SFD…)

• Même en ayant bien sécurisé les étapes 1 et 2, il y aura toujours matière à revenir sur des besoins non couverts ou mal compris…

• Vos charges à vous doivent être prise en compte : pilotage transverse, relecture des livrables, ateliers de cadrage

Quatrième étape : Planifications théorique

Nous y sommes presque,

Vous avez les charges de toutes les parties prenantes.

Vous avez également les délais de réalisation et les contraintes des uns et des autres.

Lors des étapes 1 et 2, vous êtes éventuellement noté des contraintes fortes de planning  émises par les demandeurs : ça peut être, par exemple, une date à laquelle le nouveau produit doit absolument sortir pour ne pas rater l’entrée sur un nouveau marché ou encore une date limite à laquelle votre projet doit permettre au demandeur de se mettre en conformité.

Vous avez maintenant suffisamment  d’éléments pour faire le premier exercice de planification en prenant en compte toutes les contraintes que vous avez identifiées jusqu’au là.

Les outils et les conseils pratiques pour produire rapidement et simplement un planning à l’allure professionnelle feront l’objet d’un article dédié.

Ceci dit, sachez qu’un outil de type tableur (ex Open Office ou Excel) suffit largement pour construire les plannings de 80% de vos projets.

Pour les besoins de présentation, lors de vos réunions projet, vous pouvez vous contenter de copier-coller votre planning du tableur vers votre support de réunion ou redessiner une version plus agrégée (sans le détail de toutes les tâches et chantiers) de votre planning sur une slide.

Cinquième étape : Optimisation et fiabilisation du planning

Vous avez enfin produit votre première version du planning, vous êtes impatient de la présenter à votre management ou à votre client.

Patience, je vous propose de passer une couche d’optimisation et de fiabilisation en y apporter les les ajustements suivants :

• Installez des airbags :

• Comme dans un véhicule, on est content d’avoir des airbags en cas d’obstacle surprise.
• Je vous invite à identifier les tâches les plus sensibles dans les chantiers :
  • de prévoir quelques jours entre ces tâches et les tâches suivantes pour pallier à tout retard en cours de projet
  • Bien entendu, vis à vis, de votre MOE, vous restez sur les charges convenues. Il s’agit ici d’une vue Planning.

• Refaire une passe sur la parallélisassions des tâches pour identifier e nouvelles pistes d’optimisation
• Vérifiez que vous avez bien tenu compte des jours à faible productivité :

• Les jours fériés : à griser
• Les ponts potentiels que les salariés pourrait être tentés de faire (ex si un jeudi est férié, les salariés pourraient en profiter pour s’absenter vendredi aussi)
  • Évitez par exemple de placer vos réunions importantes de suivi sur ces jours
• Les périodes de vacances scolaires :
• Je vous inviterais même, si vous le pouviez, à tenir compte, d’éventuelles perturbations longues dans les transports en commun.
  • Ce qui pourrait perturber le déroulement d vos réunions ou même la réalisation des tâches prévues.

Sixième étape : Suscitez l’engagement

Vous avez en votre possession dorénavant un planning optimisé et fiabilisé,

Il vous reste maintenant à obtenir ou confirmer l’engagement de toutes les parties prenantes autour de ce planning.

Pour cela, usez de tous les moyens qui vous semblent pertinents et adaptés à vos interlocuteurs :

• Ça peut être un simple émail ou vous demandez à vos destinataires de vous confirmer la prise en compte du planning joint par retour de mail.
• Ça peut être une réunion formelle ou vous réunissez tous les représentants des parties prenantes et vous formalisez la validation du planning par un CR  de réunion

En suivant les 5 étapes ci-dessus, vous faites ainsi ce qui vous incombe pour sécuriser le planning de votre projet.

Étant personnellement impliqué dans la gestion de plusieurs projets au quotidien depuis plusieurs années, je ne peux que vous inviter à suivre ces conseils et vous en jugerez-vous même.