Combien de fois vous êtes-vous senti perdu au démarrage d’un projet

Avec ce sentiment de naviguer !

De ne pas savoir par où commencer ou comment structurer vos idées ? 

 Imaginez vous un instant posséder le GPS ultime qui vous guidera pas à pas jusqu’à sortir de ce brouillard avec un projet super bien cadré qui ne demande qu’à être exécuté.

Eh bien, ce jour est arrivé! 

Aujourd’hui, je vais vous présenter une méthode qui va révolutionner votre manière de cadrer vos projets et je dirais même qui va transformer le regard que vous portez d’habitude aux nouveaux projets !

Préparez-vous à découvrir la méthode labellisée A.D.O.P.T.E.R !

C’est une méthode universelle structurée en 7 étapes en partant de l’analyse préliminaire jusqu’à la production des livrables et ce  quelque soit votre secteur d’activité et quelque soit la taille de votre projet.

A partir d’aujourd’hui, nouveau projet devra rimer, chez vous, avec l’acronyme ADOPTER.

Rappelez vous, on fait le cadrage d’un projet pour décider d’adopter ou d’abandonner le projet.

D’où le choix de  ce moyen mnémonique très juste : ADOPTER

Les 7 lettres de l’acronyme ADOPTER correspondent aux 7 étapes de la méthode, à savoir : 

• A pour Analyser

• D pour Définir

• O pour Organiser

• P pour Planifier

• T pour Téléguider

• E pour Écrire

• R pour Réviser

Les 7 étapes sont à dérouler quel que soit votre secteur d’activité ou la taille de votre projet.

C’est la profondeur des activités de chaque étape que vous allez adapter en fonction des projets à cadrer.

Si vous préférez la version vidéo, c’est par ici

 

Etape 1/7 : Analyser – Analyse Préliminaire 

La première étape sera votre remède contre le syndrome de la feuille blanche.

C’est votre point de départ à chaque fois que vous avez un nouveau sujet ou projet à cadrer.

Pendant cette étape vous allez vous imaginer en détective. 

Vous allez clarifier le contexte, découvrir les enjeux majeurs, et anticiper les risques. 

Vous devez vraiment saisir la nature du projet pour garantir son succès. »

Il s’agit de comprendre le paysage dans lequel votre projet va évoluer. 

L’identification des enjeux vous permet de saisir les opportunités et de prévenir les obstacles. 

L’analyse des risques, quant à elle, est cruciale pour anticiper et préparer des stratégies d’atténuation.

Pour vous lister les activités typiques de cette étape d’analyse préliminaire vous pouvez noter : 

• Clarifier le contexte par des interviews, questionnaires et ateliers.
• Identifier les enjeux et objectifs : économiques, technologiques, réglementaires, sociaux.
• Analyser l’existant.
• Décrire sommairement le besoin.
• Identifier les parties prenantes.
• Esquisser la solution cible en termes d’organisation et de technologie.
• Analyser les risques potentiels.

Points à retenir :

• La clarification du contexte est la première étape cruciale pour comprendre les besoins réels.
• L’identification des parties prenantes et des risques garantit que tous les aspects du projet sont pris en compte dès le départ.

Etape 2/7 : Définir – Vision & Périmètre 

Quelle est la finalité de votre projet ? Comment le positionner par rapport à d’autres initiatives ?

Y répondre avec les activités suivantes :

• Aligner le projet avec la stratégie globale.
• Comparer le nouveau projet aux autres projets du portefeuille.
• Diagnostiquer le système existant en identifiant ses points forts et faibles.
• Benchmark : comparer les solutions et analyser la concurrence.
• Identifier le domaine d’étude précis.
• Décrire le domaine d’activités, en identifiant les parties prenantes, les flux d’informations et les rôles.
• Comprendre les architectures actuelles.
• Reconnaître les contraintes, qu’elles soient budgétaires, organisationnelles ou technologiques.
• Découper les travaux via un WBS.

Points à retenir :

• L’alignement avec la stratégie globale assure que le projet soutient les objectifs à long terme de l’organisation.
• Le diagnostic du système existant permet d’identifier les opportunités d’amélioration et de croissance.

Etape 3/7 : Organiser – Organisation & Gouvernance 

Comment assurer une gestion fluide et organisée de votre projet ?

Y répondre avec les activités suivantes :

• Établir la gouvernance du projet : identifier les acteurs, les instances décisionnelles, les sponsors.
• Créer un organigramme des responsabilités du projet et établir une Matrice RACI.
• Mettre en place un processus de suivi et de contrôle du projet.
• Définir les processus de prise de décision.
• Structurer la gouvernance du projet avec des comités de pilotage.

Points à retenir :

• Une gouvernance claire et bien définie est la clé pour une exécution de projet sans heurts.
• La Matrice RACI est un outil essentiel pour clarifier les rôles et responsabilités, évitant ainsi les conflits potentiels.

Etape 4/7 : Planifier – Planification & Approche 

Sans une planification solide, un projet peut rapidement dérailler. Comment éviter cela ?

Y répondre avec les activités suivantes :

• Élaborer les éléments de planification et créer un macro planning.
• Initier un plan de projet clair.
• Établir un calendrier réaliste et un budget prévisionnel.
• Définir les jalons clés.
• Mener un exercice économique : réaliser un macro chiffrage, estimer les coûts, calculer le ROI.
• Analyser différents scénarios pour évaluer les impacts potentiels des incertitudes sur les objectifs du projet.
• Choisir une méthodologie de gestion de projet adaptée, que ce soit prédictif, adaptatif ou hybride.

Points à retenir :

• La planification est le cœur de la gestion de projet. Sans elle, le projet risque de dévier de son cap.
• Choisir la bonne méthodologie est crucial pour répondre aux besoins spécifiques du projet et de l’équipe.

Etape 5/7 : Téléguider – Conduite du Changement 

Le changement peut être difficile. Comment le piloter pour assurer l’adhésion de tous ?

Y répondre avec les activités suivantes :

• Élaborer un plan de communication solide pour engager toutes les parties prenantes.
• Utiliser des techniques de communication adaptées aux différents interlocuteurs.
• Mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer l’efficacité de la communication.
• Analyser les besoins en formation et en accompagnement pour développer les compétences nécessaires.
• Évaluer les compétences actuelles et identifier les besoins en formation.
• Créer un plan de formation et d’accompagnement adapté.
• Choisir les méthodes de formation et d’apprentissage les plus pertinentes.

Points à retenir :

• La communication est la clé lors de la conduite du changement. Elle garantit que toutes les parties prenantes sont informées et engagées.
• La formation et l’accompagnement sont essentiels pour s’assurer que l’équipe est équipée pour gérer le changement.

Etape 6/7 : Ecrire – Charte Projet 

Un projet sans documentation est comme une boussole sans aiguille. Comment remédier à cela ?

Y répondre avec les activités suivantes :

• Rédiger le livrable de cadrage pour donner une vision claire à toutes les parties prenantes.
• Créer une charte projet détaillée.
• Rédiger d’autres documents essentiels comme la note de cadrage.

Points à retenir :

• Les documents de projet, comme la charte, sont essentiels pour définir la vision et les objectifs clairement pour toutes les parties prenantes.
• Une documentation régulière et à jour évite les malentendus et assure que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Etape 7/7 : Réviser – Revue & Ajustement 

Un projet est un organisme vivant.

Comment s’assurer qu’il reste sur la bonne voie ?

Y répondre avec les activités suivantes :

• Privilégier l’amélioration continue pour garantir la réussite à long terme.
• Organiser des revues régulières pour s’assurer que tout va bien.
• Mettre en place un processus de revue régulière pour adapter le cadrage en fonction des évolutions du contexte.
• Identifier les ajustements nécessaires en fonction des nouvelles données analysées.
• Proposer des pistes d’amélioration continue, que ce soit en termes de gouvernance ou de périmètre du projet.

Points à retenir :

• L’amélioration continue et les revues régulières garantissent que le projet s’adapte aux changements et reste sur la bonne voie.
• Les ajustements sont naturels dans la vie d’un projet. Ils ne doivent pas être vus comme des échecs, mais comme des opportunités d’optimisation.

Grâce à la méthode A.D.O.P.T.E.R, 

Vous avez maintenant une feuille de route claire pour cadrer efficacement vos projets.

J’espère qu’elle vous sera utile et vous permettra d’aborder le cadrage de vos projets avec beaucoup d